Импорт сотрудников

Что такое импорт сотрудников

Импорт сотрудников - это инструмент, предназначенный для переноса в систему сотрудников вашей компании.

Вместе с данными сотрудников предоставляется возможность импорта суммы денежных средств, выданной в подотчет конкретному сотруднику. В результате будет создан подотчетный счет сотрудника в папке “Деньги в подотчете” с указанной суммой. Также имеется возможность повторного (принудительного) добавления сотрудника в систему, при условии что ИНН этого сотрудника не был ранее указан. Таким образом, вам не придется вручную вносить данные сотрудников в учетную систему.

Чтобы перейти в раздел импорта сотрудников, на жмите на кнопку на странице “Сотрудники”, либо кликните на уведомление “Заполните сотрудников” на панели пользователя

Откроется страница “Загрузка сотрудников”

Внимательно изучите указания в синей рамке для подготовки импортируемого документа.

Подготовка документа для импорта сотрудников

Импорт сотрудников поддерживает загрузку файлов в формате Excel с расширением *.xlsx, *.xls.

Для того, чтобы правильно сформировать файл, воспользуйтесь примером шаблона импорта сотрудников. Скачать пример файла можно, кликнув на ссылку в тексте с указанием в синей рамке на странице “Загрузка сотрудников”.

Файл автоматически загрузится на ваш компьютер.

Откройте скачанный документ.

Шапка таблицы имеет названия столбцов, описание которых приведено ниже:

1. Имя сотрудника - ФИО сотрудника компании
2. ИНН - ИНН сотрудника
3. Подразделение - название подразделения или отдела, к которому относится сотрудник
4. Денежный подотчет - сумма денежных средств, выданных в подотчет сотруднику

Обратите внимание: поле “Имя сотрудника” обязательно к заполнению, иначе система не сможет создать сотрудника "на лету".

Если вам необходимо импортировать сотрудника в уже созданное подразделение в учетной системе Flores, укажите в квадратных скобках идентификатор подразделения в соответствующей колонке таблицы.

При отсутствии идентификатора в файле система автоматически создаст подразделение, как новое, в результате импорта. Идентификаторы вы можете получить путем экспорта справочников. Подробнее смотри пункт “Экспорт справочников” в разделе “Справочники”. Заполните файл для импорта сотрудников и сохраните документ.

Как импортировать сотрудников

Нажмите кнопку на странице “Загрузка сотрудников”.

В открывшемся окне выберите документ для импорта с вашего компьютера и нажмите кнопку “Открыть”. После успешной обработки файла откроется страница на вкладке “Готово к импорту”.

Перед импортом документа внимательно изучите информацию в синей рамке.

Укажите данные, которые система не смогла определить:

1. Нажмите на ссылку “Уточнить” в колонке “Подразделения”, если система не смогла определить подразделение компании. Откроется окно “Выберите подразделение” с полем для уточнения данных

2. Нажмите на кнопку “Уточнить” в колонке “Действия”, если система не смогла определить имя сотрудника, ИНН или сумму денег, выданную в подотчет. Откроется окно “Редактирование данных”

Обратите внимание: Уточнение данных сотрудника можно произвести на любой вкладке страницы “Загрузка сотрудников”.

После внесения данных нажмите на кнопку

В результате успешного импорта, список сотрудников перейдет в статус “Завершен” на соответствующую вкладку.

При наличии некорректных данных, например: ИНН сотрудника меньше 12 цифр, или данных, которые система все же не смогла определить, список импортируемых сотрудников перейдет в статус “Требует уточнения” на одноименную вкладку.

Исправьте ошибки в файле или воспользуйтесь кнопкой “Уточнить” для их устранения.

Принудительное создание сотрудника

Если в системе будет найден сотрудник с именем или ИНН из импортируемого файла, то данный сотрудник будет считаться повторными и находиться на соответствующей вкладке “Повтор”.

Для принудительного создания сотрудника (если вы уверены, что он не повторный) имеется кнопка "Это не повтор!" в колонке “Действия”

Нажмите на кнопку и подтвердите действие в всплывающем окне браузера

По нажатию кнопки “ОК” список сотрудников перейдет на вкладку “Готово к импорту” с принудительным отключением проверки на повтор.

Нажмите кнопку “Сохранить в системе”. Сотрудники успешно импортированы в систему!

Обратите внимание: для того, чтобы удалить сотрудника из списка, нажмите на кнопку с изображением корзины в колонке “Действия”. Выбранный сотрудник перейдет в список на вкладке “Удален” и не импортируется в систему.

Удаление можно выполнить только на вкладках “Готово к импорту”, “Требует уточнения” и “Повтор”.